個人事業主の経費は、こんなモノまで計上できる!

個人事業主やフリーランスになったばかりで確定申告もまだ経験がないという人は、経費計上の仕方についても不安を感じていることでしょう。

事業主が確定申告をする場合に、経費を計上すれば課税金額が少なくなるという知識はあっても、具体的にどれが経費として認められるかということには自信がない人もいます。

個人事業主やフリーランスとして独立したばかりの人のために、今回は具体的に経費として認められるケースや反対に認められないケースをまとめてみました。

はじめての確定申告に役立ててください。

え!コレも!!経費計上できる意外な項目

まずは経費計上できるものについて紹介します。

個人事業主の経費一覧

経費というのは事業に必要な支出であって、事業主個人の支出ではありません。
経費として認められるものに関しては勘定科目が決められていています。

勘定科目 経費の内容
租税公課 税金や公共料金
例:個人事業税、固定資産税、不動産取得税、自動車税、登録免許税など
荷造運賃 商品や郵便物の梱包、配送費用
例:ダンボール箱、緩衝材、ガムテープ、郵便手数料など
水道光熱費 事業運営に必要な水道料金、電気料金、その他エネルギー費用
例:電気料金、ガス料金、水道料金、灯油代
旅費交通費 移動費や宿泊費
例:航空運賃、駐車場代、出張宿泊費、公共交通料金、タクシー代など
通信費 通信に必要な料金
例:インターネット料金、電話料金、携帯料金、切手代など
広告宣伝費 商品やサービスの広告宣伝費に使う費用
例:チラシ、新聞広告、ネット広告、看板、試供品作成費など
接待交際費 取引先や得意先の接待費用、事業に関わる人との交際費用
例:取引先との新色台、お得意先への祝い金や贈答品代など
損害保険料 事業での万が一の事故や災害から守るためにかけた保険料
例:自動車保険、自賠責保険、事務所の火災保険など
修繕費 建物や器具備品などの修理代
例:自動車の修理費、事務所の改修や修理費、パソコンの修理代など
勘定科目 経費内容
消耗品 10万円未満、もしくは法定耐用年数が1年未満のものを購入刷る際の費用
例:文房具、名刺、電球、USBなどの記録媒体、10万円未満のパソコンなど
減価償却費 高額な固定資産を一定期間にわたって計上する費用
例:パソコン、カメラ、コピー機、自動車など
福利厚生費 従業員の組織貢献度や勤労意欲の向上などを目的として活動した費用
例:社員旅行費(慰安旅行費)、レクリエーション費用、お祝い金など
給料賃金 従業員に支払う給料
外注工賃 外部の業者に業務委託したときに支払う費用
例:電気工事費、デザイン費、ホームページ作成費、システム開発費など
利子割引料 借入の支払利息や手形の割引料など
例:金融機関への支払利息、自動車ローン、住宅ローンなど
地代家賃 事業所などの土地や建物にかかる賃貸料や使用料
例:事務所店舗の家賃、駐車場料金、社宅家賃、倉庫使用料など
貸倒金 売掛金や貸付金の回収ができなくなった場合の損害処理に使用
例:売掛金、未収金、貸付金、前渡金
雑費 必要経費でどの勘定科目にも属さない少額費用
専従者給与 青色事業専従者に支払う給料

経費計上できる項目が多いことに驚かれた方もいるのではないでしょうか。
ただ個人事業主の場合は上記の経費の中でも個人消費としても支出するものがあり、事業用かどうかの区別が難しいケースがあるので注意が必要です。

自宅を利用している際の家賃や光熱費はどうなる?

店舗や事務所、工場などを借りている場合は、その家賃は事業に必要な経費として認められます。

しかし個人事業主の中でも小規模のフリーランスの場合、自宅として借りているアパートや賃貸マンションを事務所としても使用していることがあります。

こうしたケースでは事務所として使用している割合によって、家賃の一部が経費として認められます。

これを「家事按分」と言いますが、家事按分によって経費が認められるのは家賃だけでなく、光熱費や通信費など事業と生活での利用が混在しているものも認められます。

家事按分の比率については一律に決められたものはないので、個人事業主の利用状況によって個別に決めることになります。

たとえば家賃の場合、借りている部屋の床面積のうち事務所としている床面積に応じて家賃を按分します。

50㎡のうち事務所と使用している面積が10㎡で、家賃が10万円の場合、10万円×1/52万円を経費とします。

電気料金であれば事業用に使用しているコンセントの数で決めることも考えられますが、いずれの場合も一定の根拠を持って毎年同じ按分で経費計上することが大切です。

専従者給与と給料賃金の違いは?

個人事業主でも従業員を雇っていれば、従業員に支払う給与は人件費として経費処理が認められています。

ただし、勘定科目は人件費ではなく給料賃金となるので注意しましょう。

同じ個人事業主でも確定申告が白色申告では、経費として認められない給料賃金があります。

個人事業主が家族の従業員に支払っている給与は、白色申告の場合は経費としては認められませんが、所得控除(専従者控除)として認められています。

ただし全額が控除として認められているわけではなく、配偶者の場合は86万円、それ以外の家族は1名に付き50万円が限度となります。

一方で青色申告者の場合は専従者に支払う給与は全額「専従者給与」として経費が認められています。

この点だけを考えても白色申告よりは青色申告のほうが、税金を優遇されていることがわかります。

減価償却費とは?

青色申告者が白色申告者よりも優遇されているのは、専従者給与だけではなく、減価償却費の扱いでも優遇されています。

減価償却費は個人事業主として開業したばかりの人にとっては、聞き慣れない言葉かもしれませんが、これから確定申告を毎年続けていく上でその意味や役割をよく理解しておく必要があります。

個人事業主が事業に使用するために購入した資産、たとえばパソコンやコピー機といった事務用機器から事務所として購入した建物などは金額によって一度に経費として処理することはできません。

個人事業主は購入した資産は金額によって以下のような処理をする必要があります。

10万円未満:消耗品費などで経費計上
10万円~20万円未満:減価償却資産または一括償却資産として処理
           または小額減価償却資産の特例を適用(青色のみ)
20万円~30万円未満:減価償却資産処理
             または小額減価償却資産の特例を適用(青色のみ)
30万円以上:減価償却資産として処理

減価償却資産の場合は一括で処理ができないため、法定耐用年数に応じて分割で経費計上することになります。

たとえば40万円のパソコンを購入した場合、法定耐用年数は4年なので毎年10万円ずつ経費として処理します。

しかし15万円のパソコンであれば同じように減価償却する方法と、法定耐用年数に関係なく3年で5万円ずつ計上する方法のどちらかを選ぶことができます。

ただし青色申告の事業者は30万円未満の取得価格であれば、「小額減価償却資産の特例」を利用して購入した年度に一括で経費として処理することができます。

減価償却費は金額が大きいほど節税効果が高くなるので、30万円未満は一括処理ができる青色申告は白色申告よりも節税の面で優遇されています。

経費として認められるためのポイント

基本的に支出が事業に必要な経費として認められるためには、事業用に使うものを購入するなど事業に必要な支出であることが原則です。

事業主の生活費に支出については必要経費の範囲外となります。

また、もうひとつの条件としては支払ったことを証明するために領収書を保管しておくことが必要となります。

領収書がないと経費として認められない

確定申告で経費として計上するためには、その金額を証明する領収書が必要となります。

ただし確定申告に領収書を添付する必要はなく、税務署の検査があったときのために他の帳簿と一緒に領収書を保管しておきましょう。

また、領収書でも記載内容が要件を満たしていない場合は、領収書と認められないので注意しましょう。

領収書として認められるためには以下の要件が必要です。

・支払した日付
・支払者の氏名(社名)
・支払金額
・支払金額の受領者名(社名)
・但し書き(支払理由)

領収書として認められるには上記の項目をすべて満たしていなければいけないので、領収書を受け取った場合は必要事項を満たしているかをチェックしましょう。

領収書は必要条件ですが、領収書があればすべて経費として認められるわけではなく、事業に関係ない支出は経費とならないことは十分な理解が必要です。

また、中には領収書が発行できない経費や、うっかり領収書をもらうのを忘れてしまったというケースもあります。

その場合はどのように対応したらいいのかも解説します。

領収書がない場合の対応方法

領収書ではありませんが、領収書を補完する書類として以下のようなモノなどが慣例的に認められています。

・クレジットカード利用伝票の控え
・銀行の振込受領書や払込受領書、または通帳の記録
・インターネット通販を利用した時の確認メール
・祝儀袋の表書きをコピーしたもの、招待状、開催通知メールを印刷したもの
・香典返しのお礼状や挨拶
・受け取り側が発行した入金証明書
・出金伝票を作成して上記の書類と一緒に保管する

クレジットカードでの支払はカード加盟店が支払を受けるわけではないので、領収書を発行する義務がなく領収書の発行を拒否されることがあります。

また、毎月のカード利用明細では領収書の代わりとはならないので、カード伝票の控えを保管しておきましょう。

通信費の支払など口座振替で支払っている場合は、支払先に1年分をまとめて入金証明書などを発行してもらうと手間が省けます。

この場合は領収書の要件を満たす要件をすべて記載してもらうようにしましょう。

経費に認められない支払は?

個人事業主が経費として認められる支出は事業に関して支出した金額ということが原則ですが、どのような支出が経費と認められないのかを具体的に覚えておくと迷うことが少なくなります。

次に経費と勘違いしやすい支出について解説します。

税金がすべて租税公課ではない

経費の勘定科目には「租税公課」がありますが、これもあくまで事業用として納税した税金に限られるので、個人事業主個人に対して課税された税金は対象外です。

経費にならない税金
・所得税
・住民税
・相続税
・贈与税

経費として認められる税金には事業税や事業用の印紙税などがあります。

また、個人事業主が支払った国民年金や国民健康保険料も経費にはなりませんが、確定申告のときには所得控除として認められているので課税対象にはなりません。

これは一般的な生命保険料や地震保険料も同じですが、民間の保険は控除の上限額が決められていて全額は控除対象になりません。

家賃関係で経費とならないもの

個人事業主が所有する不動産を事務所や店舗として使用しているケースがあります。

この場合は経理上、事業主個人に対して家賃を支払っているという処理をしても経費とは認められません。

家賃を支払う側と受け取る側が同一人物であることは間違いないので、実質的に金銭の動きがないというのが経費とならない理由です。

ただし、不動産に関しては事業用として使用している部分は減価償却することができるので、地代家賃としてではなく減価償却費として経費計上できます。

同じ支払でも経費になる場合とならない場合

たとえば同じ飲食費でも、だれと一緒に食事をしたのかによって経費になる場合とならない場合に分かれます。

このように支払った先は同じでも、以下のように経費にならないことがあるので注意しましょう。

・知人や家族との外食費用
・知人や親戚へのお中元、お歳暮
・知人・親戚への慶弔見舞金

上記の支出はすべて相手が取引先であれば経費として認められるものです。
同じような支払内容でも事業に関係するかどうかをよく考えてから経費計上しましょう。

生計をともにする家族や親族への支払

個人事業主本人に関する支出は経費として認められないことは理解いただけたと思いますが、同様に生計をともにする家族への支払も経費とはなりません。

同一生計ということは個人事業主の支出と同じとみなされるからです。

基本的に同一生計の家族や親族に給与を支払っていても経費にはなりませんが、青色申告をしていると専従者給与として経費が認められます。
ただし事前に専従者の届け出が必要になります。

また、白色申告者の場合は経費にはなりませんが、配偶者や家族への給与は一部所得控除として認められています。

経費計上を正しくするメリット

個人事業主として認められる経費や認められない経費に関して説明してきましたが、最後に経費計上を正しく行うメリットについて解説します。

節税のメリット

経費を計上する最大のメリットは税金を合法的に節約できるという点です。

所得税を計算する場合、個人事業主では以下の計算式となります。

 {(売上高-仕入金額)-必要経費-所得控除}×課税税率-税額控除=納税額

つまり必要経費が大きいほど課税の対象となる所得が少なくなるので、収める税金も必然的に少なくなる仕組みです。

しかし、経費が多いほど節税になるといっても、本来経費として認められない支出まで経費として計上すると、後日税務署の検査を受けて修正しなければならなくなります。

その時は追徴課税の他にペナルティとしての加算税も加わるので、節税どころか余計な税金を支払うことになります。

結局は正しく計上していることが最も効率よく節税ができるということになります。

黒字決算にするメリット

経費計上を意図的に増やすことで税金を免れるといったことをしていると、最終的により多くの税金を支払うことになりますが、それ以外のデメリットも発生します。

経費が多いということは課税対象の所得が少なくなるので、必然的にに事業としての利益も少なくなるということになります。

常に少ない利益、あるいは赤字決算の場合は、金融機関からお金を借りるときの信用度が下がることになります。

それでなくても法人と比べると個人事業主の金融機関に対する信用度は低いので、赤字決算が続いているとますます信用度を下げることになります。

正しく経費を計上していれば適切な利益を申告することになり、金融機関からも正しく評価してもらえます。

正しい経費計上は信用度を高めるためにも必要なことになります。

まとめ

これから個人事業主として確定申告をむかえる人にとっては、必要経費に関する知識を身につけることは必要不可欠と言えます。

正しく経費を計上することで最も効率よく税金を節税することができます。

経費に関する知識が増えると、意図的に経費を操作したいという気持ちになることがありますが、それは最終的には節税ではなく税金の負担増につながるということを覚えておきましょう。

また、税金や経費の仕組みは今回学んだことがすべてではないので、自分自身でも積極的に情報を収集して今後も知識を増やしましょう。

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